Что такое реинжиниринг бизнес-процессов, примеры, задачи, виды

Реинжиниринг – это поэтапное проведение изменений на всех уровнях компании. Данные действия направлены на улучшение деятельности, производятся и измеряются с помощью бизнес-процессов, а также их основных показателей.

В предпринимательской среде постоянно происходят процессы по изменению и оптимизации. Но несмотря на это многие организации все еще придерживаются устаревших идей управления. Их эффективность с каждым годом снижается, пока перед руководством не встает вопрос о кардинальном пересмотре принципов ведения бизнеса. Тогда на горизонте появляется термин «реинжиниринг».

Содержание

Что такое реинжиниринг простыми словами

Часто под «реинжинирингом» понимают полномасштабные изменения, кардинальный пересмотр проектов и рабочих процессов. Но это не совсем так. Преобразования могут проводиться, затрагивая отдельные процедуры и участки.

Перед запланированным масштабным улучшением нужно хорошо разобраться в смысле и сути термина «бизнес-процесс», а также понимать, что именно можно отнести в этой категории. Некоторые менеджеры смешивают понятия «реинжиниринг» и «инжиниринг», считая их синонимами. В этом их главная ошибка. Следует четко разграничивать смысл следующих терминов:

бизнес-процесс;
инжиниринг;
реинжиниринг.

Бизнес-процесс

Это система действий, имеющая строгую последовательность и четкую конечную цель. Следуя алгоритму, можно преобразовать вложенные ресурсы в желаемый результат. Простыми словами, это цепочка шагов, разработанных для конкретного предприятия, которая ведет к созданию принципиально нового продукта. Конечный результат будет в полной мере удовлетворять требования и пожелания потребителя.

Весь комплекс бизнес-процессов делится на три основные группы:

управленческие процессы – координация отдельных направлений организации (производственные, трудовые и финансовые) с целью выполнения конкретно поставленной задачи. Отличным примером можно назвать стратегический менеджмент и корпоративное управление;
операционные процессы – это процедуры, связанные с осуществлением основных направлений деятельности предприятия. Это выпуск новых партий товара, оказание услуг, проведение работ. Например, реализация продукции, маркетинговые исследования, производство;
поддерживающие процессы – играют второстепенную роль в производстве, но без них невозможно наладить полноценную работу компании. Это техподдержка, диспетчерский центр, бухгалтерия, канцелярия.

Инжиниринг и реинжиниринг

При планировании ряда изменений в бизнес-процессах не обойтись без двух его основных методов:

инжиниринг – улучшение и повышение показателей эффективности рабочих процессов без кардинальных перемен. Обычно, при внедрении такого метода наблюдается изменение показателей деятельности организации в большую сторону. Эти значения увеличиваются в среднем на 10-50%. Характерная особенность инжиниринга – курс на совершенствование устаревших бизнес-процессов;
реинжиниринг – радикальные перемены в принципах управления бизнесом. При грамотном ведении эффективность может повыситься до 500%. Метод не ограничивается стандартными рамками. Происходит поиск новых идей и концептуальных решений. Именно они гарантируют успешность мероприятия.

Реинжиниринг бизнес-процесса

Это масштабное преобразование всей направлений деятельности компании. Оно происходит в виде резких перемен. Заставляет предприятие совершить своеобразный «скачок» от устаревших методов ведения бизнеса к более современным.

Целью реинжиниринга является – максимальное приспособление всех управленческих уровней к новому курсу компании. Это улучшение касается не только рабочих процессов, но учитывает изменение предпочтений потребителей. Соответственно, происходит смена общей стратегии организации, совершенствование технологии и организации работы, а также пересмотр тактического управления компанией.

Роль задачи и цели реинжиниринга

Главная роль инжиниринга – это достижение желаемых улучшений работы предприятия посредством моделирования разных исходов событий, анализа полученных результатов и полномасштабного изменения действующих регламентов работы.

Целью преобразования является создание глобальной и максимально приспособленной к переменчивым рыночным условиям модели управления предприятием. Поддерживать налаженную работу можно будет с помощью принципиально новых методов ведения бизнеса.

Задачи реинжиниринга:

Разработка четкого списка стратегических целей;
Выделение основных бизнес-процессов, которые возьмут на себя основную нагрузку по достижению поставленных целей.
Создание списка критериев, по которым будут оцениваться качественные изменения в бизнес-процессах. Также это поможет проверять достижения на соответствие стратегии предприятия.
Анализ рабочих процессов на основании следующих величин:

издержки;
показатели качества;
скорость выполнения поставленных задач;
время на переработку информации и принятие эффективных решений.

Поиск наилучшего способа ведения предпринимательской деятельности (с учетом издержек), чтобы при этом не страдало качество выполнения.
Создание четкого алгоритма действий для каждой категории сотрудников компании, которые участвуют в бизнес-процессах.

Характеристики реинжиниринга и ключевые отличия от простого улучшения

Реинжиниринг отличается следующими характеристиками:

глобальность – перемены носят всеобъемлющий характер и затрагивают все направления деятельности предприятия;
кардинальность – управленческая модель претерпевает коренные изменения, происходит углубленное преобразование рабочих процессов;
неравномерность – переосмысление бизнес-процессов не проходит плавно, это всегда резкий скачок.

Это не похоже на перечень обычных несущественных улучшений некоторых показателей эффективности предприятия. Отличительные черты реинжиниринга:

предполагает кардинальные перемены всей сути производства. Улучшения же внедряются более плавно;
модификация предполагает построение новой модели управления без оглядки на прежние устои. Совершенствование же происходит без разрушения действующей бизнес-модели;
трансформация происходит единовременно на всех уровнях фирмы. Обычные улучшения происходят постепенно и растянуты по времени;
масштабные изменения начинаются в верхушки управления. Простое преобразование, в свою очередь, идет снизу вверх;
глобальная перестройка использует в качестве основного инструмента информационные технологии. А улучшения базируются на стратегическом управлении;
глобальные преобразования охватывают все предприятие. А простое совершенствование применяется на отдельных уровнях и включает изменение некоторых функций.

Какие организации применяют реинжиниринг

Актуально задействовать реинжиниринг в следующих ситуациях:

Организация переживает кризис или находится в полном упадке. Наблюдается глубокий застой, финансовые издержки намного превышают показатели прибыли, продукция не может конкурировать с аналогами, наблюдается низкий уровень покупательской способности. Без кардинальных изменений компания, в которой наблюдаются такие процессы, обречена пополнить ряды банкротов.
Предприятие показывает удовлетворительные результаты работы на текущий момент. Но на горизонте маячит существенное снижение показателей эффективности. Причиной может стать что угодно: негативные перемены в конъюнктуре рынка, снижение прибыльности за счет увеличивающегося количества конкурентов в отрасли, появление более качественных аналогов.
Успешные фирмы, которые эффективно развиваются на современном рынке. Не все могут понять такой шаг. Но обычно руководство преследует цель увеличить разрыв от конкурентов, чтобы обезопасить себя на годы и десятилетия вперед. То есть создать уникальное преимущество перед ближайшими соперниками. Обычно это быстроразвивающиеся компании, которые придерживаются агрессивной политики ведения бизнеса.

Виды реинжиниринга бизнес-процессов

В экономике выделяют разные подходы, которые классифицируют модели реинжиниринга. К основным критериям, по которым происходит разделение коренных преобразований на несколько видов, причисляют:

ситуативный признак;
тип преобразований.

По ситуативному признаку

Согласно вышенаписанному реинжиниринг применяют в самых разных случаях, от состояния упадка до фазы интенсивного роста и развития организации. Простыми словами, алгоритм действий выстраивается в зависимости от ситуации. Преобразование может вытянуть компанию из кризиса или подтолкнуть ее к резкому скачку в развитии.

Кризисный

Применение такого вида улучшений оправданно, когда предприятие пришло в упадок и переживает кризисные времена. Понять это можно по снижению конкурентоспособности, резкому падению интереса потребителей к выпускаемому ассортименту товаров, а также по серьезному спаду платежеспособности.

Такая ситуация заставляет руководство компании разрабатывать комплекс мероприятий, которые бы помогли бы внести коренные изменения в работу. Главной целью является не поддержание на плаву убыточного предприятия, а полный пересмотр управленческой политики, способный дать толчок к дальнейшему развитию. В условиях кризиса нужно полностью пересмотреть текущие бизнес-процессы и поменять модель управления организацией.

Развивающийся

Комплекс мероприятий позволяет направить улучшения на действующие бизнес-процессы. Категории хозяйствующих субъектов, которым стоит подумать о внедрении такого подхода:

фирмы, не испытывающие в настоящий момент проблем при осуществлении своей деятельности. Но есть риск, что такое положение не продлится долго. И тогда их показатели эффективности резко ухудшатся;
успешные предприятия, которые активно завоевывают отрасль, показывая небывало быстрый рост. Для таких организаций переосмысление деятельности поможет поддерживать их лидирующее положение в сегменте, а также перенести свое влияние на смежные отрасли.

В зависимости от типа преобразований

Трансформации, которые проводятся в рамках инжиниринга, могут быть как глобальными, так и оптимизирующими, направленными на существующие рабочие процессы. Рассматривая метаморфозы под таким углом, можно разделить их на:

Эволюционные.
Революционные.

Эволюционный

Эволюционная перестройка подразумевает оптимизацию некоторых аспектов рабочей деятельности фирмы. Она не касается полного пересмотра организационной структуры бизнеса. В рамках эволюционной модификации происходит частичное или полномасштабное переустройство некоторых процессов. Итогом таких мер становится переход хозяйственного субъекта на совершенно новый уровень.

Революционный

Догадаться о характере превращений довольно просто, прочитав его название. Мероприятия направлены на полномасштабную трансформацию фирмы. Они касаются всех бизнес-процессов. В результате появляется концептуально новый и более совершенный вид деятельности.

Принципы формирования бизнес-процессов

Переустройство касается всех уровней управления, но оно может носит разный характер и иметь несколько направлений. Но все эти действия проводятся в соответствии со следующими принципами:

объединение – максимальная интеграция разрозненных операций, которые сможет выполнять минимальный штат сотрудников;
горизонтальное сжатие – сотрудник сможет выполнять четко прописанный план действий. Такой подход приведет к сокращению оплаты труда дополнительных рабочих, увеличит скорость выполнения поставленных задач, снизит вероятность допущения ошибок;
рассредоточение – работники смогут самостоятельно принимать решения, на которые раньше нужно было брать разрешение у вышестоящего руководителя;
логический порядок – все мероприятия будут проводиться параллельно. Это сократит время выполнения производственных задач и повысит эффективность работы;
диверсификация – все операции будут максимально упрощаться, что благоприятно скажется на качестве работы;
разработка разных вариантов развития рабочих моментов – поиск различных путей решения проблем в зависимости от ситуации. Данный прием позволит оперативно реагировать на постоянно меняющуюся конъюнктуру рынка;
рационализация системы менеджмента – исключение дополнительных проверок, которые тормозят работу разных отделов;
культура решения задач – свести к минимуму цепочку одобрений, которые требуются для решения той или иной проблемы;
совершенствование обратной связи с потребителями – выделение отдельного работника, который будет обеспечивать налаженный канал связи с заказчиками, покупателями и потенциальными клиентами.

Участники реинжиниринга и их функции

Во время переустройства бизнес-модели основные функции выполняют следующие лица:

руководитель проекта;
управляющий комитет;
менеджеры оперативного руководства;
рабочие команды.

Руководитель проекта

Обычно эту роль исполняет топ-менеджер или президент совета директоров. В круг его основных обязанностей входит поэтапное внедрение реформ, поддержание корпоративного духа, введение новаторских идей и несение ответственности за конечный результат всех мероприятий.

Управляющий комитет

Это основной орган управление проектом, который несет ответственность за достижение конечной цели и получение производственной и финансовой выгоды от запланированных действий. Комитет в праве принимать все важные решения, касающиеся всех этапов проекта вплоть до его окончания.

В его состав входят руководитель, возглавляющий программу, руководство фирмы, главные менеджеры отделов.

Функции управляющего комитета:

помощь в разрешении конфликтных ситуаций, возникающих на разных этапах реформы. Проблема может возникнуть между заинтересованными сторонами, когда они не могут прийти к согласию. В этом случае решение вопроса переносится на плечи комитета.;
гарантированное получение финансовой выгоды от проекта. Во время принятия решения производится оценка будущей прибыли в зависимости от выбора того или иного варианта. Управляющий комитет анализирует все выполненные действия и делает корректировку курса, если это необходимо;
согласование глобальных перемен, касающихся содержания проекта, его бюджета и срока выполнения. Если случились непредвиденные ситуации (кризис, пересмотр политики и целей), то вся инициатива должна исходить от управляющего органа;
надзор за выполнение плана. Действия не должны ущемлять интересы рабочих команд.

Менеджеры оперативного руководства и отдельных процессов

Это основные лица, которые доводят до подчиненных поставленные цели и задачи. Они обладают обширным списком полномочий:

разработка методик проведения переустройства;
внедрение отдельных инструментов по улучшению бизнес-процессов;
обучение сотрудников;
координация работы всех отделов;
принятие решений по формированию рабочих команд.

Рабочие команды

Это группы, в которые входят отдельные сотрудники, сторонние специалисты и разработчики проекта. Именно они претворяют в жизнь все шаги по превращению предприятия в более совершенный хозяйственный субъект.

Работа команды подчинена достижению конкретно обозначенной цели. Члены группы действуют на основе индивидуальной и взаимной отчетности, развивая навыки взаимодействия. Скоординированные усилия всех участников помогают добиться более высоких показателей производительности.

Не всегда командная работа дает положительные результаты и повышает продуктивность деятельности. Для этого требуется создать эффективную группу, которую будут объединять:

четко поставленные задачи;
набор нужных навыков и умений;
взаимное доверие;
приверженность одной цели;
тесная взаимосвязь;
умение разрешать конфликтные ситуации внутри команды;
эффективное руководство.

Этапы реинжиниринга

Цепочка реформ, которая сможет вывести компанию на новый уровень развития, состоит из пяти последовательных этапов:

предварительные мероприятия, которые подготовят предприятие к переменам;
стратегическое планирование. Обозначит направления, в котором будет двигаться организация;
создание бизнес-модели или перепроектирование. Поможет определиться с будущей концепцией фирмы;
адаптация организационной структуры к грядущим изменениям (конверсия);
воплощение в жизнь всех запланированных этапов проекта.

Подготовка

Это комплекс предварительных действий, который становится начальной точкой грядущих преобразований. Перед стартом реинжиниринга нужно выполнить следующие задачи:

Руководящий состав проводит оценку необходимости проведения реформ, анализируется актуальность трансформации в конкретный период времени.
Проверка имеющихся ресурсов, необходимых для осуществления модификации производства.
Выбор сторонних консультантов, которые помогут безболезненно пройти все этапы.
Отбор кандидатов, которые примут непосредственное участие в проекте.

После принятия окончательного решения высшее руководство предприятия в обязательном порядке должно известить все заинтересованные стороны о грядущем переустройстве. Рассылка производится среди сотрудников, клиентов и дистрибьюторов.

Планирование

Стадия планирования – ответственный процесс, когда определяются главные цели, в достижении которых поможет реинжиниринг, и основные задачи. Действия, которые проводятся на этапе планирования:

Назначение членов управляющего комитета.
Отбор основных объектов, которые в первую очередь нуждаются в реорганизации;
Определение приоритетных направлений перестройки управленческой системы.
Создание последовательного и логичного регламента действий, которые будут направлены на улучшение бизнес-процессов;
Подбор и утверждение кандидатов, которые будут претворять в жизнь весь план действий.

Перепроектирование

На этом этапе анализируются все параметры действующих рабочих процессов. Специалисты тщательно изучают все рыночные тенденции и пытаются спрогнозировать варианты развития событий в ближайшее время.

Создание будущей бизнес-модели включает в себя три основных направления:

Анализ и подробное изучение всех рабочих процессов компании, а также порядка их осуществления. Объектом пристального внимания становится качество выпускаемой продукции (товар, работа или услуга), общий уровень издержек и эффективность технологического процесса. Также производится оценка времени производственного цикла.
Исследование клиентской базы, выявление их ключевых потребностей. Для этого проводятся масштабные мероприятия, включающие в себя встречи с потребителями, проведение опросов среди потенциальных покупателей, создание фокус-групп.
Прогнозирование. Создание идеальной модели, которая позволит бизнесу выйти на новый уровень развития. Подробно описываются все рабочие процессы, которые помогут удовлетворить все ожидания потребителей, а также повысят конкурентоспособность компании в рыночном сегменте.

Конверсия

Этот этап ознаменовывает переход и приспособление предприятия к совершенно новому варианту ведения бизнеса. Эксперты в области кризисного менеджмента рекомендуют делегировать эти полномочия отдельной группе специалистов, интересы которых не затрагивают будущие изменения. Это гарантирует их беспристрастность. Команда сможет последовательно проводить все запланированные реформы, попутно сглаживая все возникшие стрессовые моменты. Рядовые сотрудники могут противиться перестройке и вносить дисбаланс в реорганизацию. Чтобы исключить это, требуются независимые специалисты, способные произвести модификацию без сильного стресса для рабочего штата.

Функции команды:

Ознакомление работников с новыми функциями.
Обучение сотрудников новым процессам.
Разработка плана перехода к новой бизнес-модели.
Создание новой документации.

Воплощение

Заключительный этап реорганизации. В это время производится внедрение и воплощение в жизнь подготовленной и адаптированной бизнес-модели. Необходимо создать комфортные условия для перехода, способные прижиться в данной среде. Все изменения должны проходить безболезненно для всего персонала предприятия.

Плавность перехода напрямую зависит от проведенных ранее предварительных работ, которые подготовили почву для трансформации предприятия.

На данном этапе вступают в силу документы о новой организационной структуре, а также касающиеся других изменений в деятельности компании. Происходит консультирование сотрудников по всем возникшим вопросам и обучение их новым принципам работы.

Средства и инструменты реинжиниринга

Конечный результат перестройки зависит от набора средств, которые были использованы для ее воплощения в жизнь. Весь перечень инструментов можно разделить на следующие группы:

рассчитанные на управление проектом. Обычно их применяют на предварительном этапе, когда только начинается процесс реинжиниринга. Они выполняют определенные функции: построение графических планов по выполнению отдельных видов работ, распределение ресурсов среди участников проекта, расчет бюджета. Примером таких программ является «Microsoft Project» или «Time Line»;
применяемые для построения диаграмм. Их применение оправданно на этапе перепроектирования, чтобы воссоздать будущую модель, которая сможет воплотить в себе лучшие качества действующего и запланированного варианта. Например, «Design/IDEF (Meta Software)», «EasyABC (ABC Technologies)»;
имитационные – инструменты бизнес-моделирования, которые нужны для полного анализа и отслеживания динамики как существующей деятельности предприятия, так и его прогнозируемой модели. Ярким примером таких инструментов может послужить «ServiceModel (ProModel)» или «ModSym (CASI)»;
средства по созданию информационных систем. Они используются при разработке информационных систем, которые облегчают процесс преобразования. Например, «S-Designor (PowerSoft)»;
многофункциональные – это средства, которые используются для автоматизации все главных этапов трансформации предприятия от подготовки до воплощения в жизнь рабочей бизнес-модели.

Ошибки и риски при внедрении преобразований

Не всегда компанию можно спасти, применив реинжиниринг. На практике это не всегда приводит к положительным результатам. В половине случаев проект оканчивается полным провалом. Причинами такого развития событий являются следующие ошибки:

руководство не обеспечило системный подход к будущим изменениям;
специалисты неверно оценили текущее состояние предприятия;
на проведение комплекса мероприятий были выделено мало финансовых средств;
некомпетентный руководитель проекта;
недостаточный уровень мотивации или его полное отсутствие среди участников реорганизации и персонала фирмы;
размытая постановка задач по будущему переустройству;
отсутствие эффективного набора инструментов.

Также можно выделить основные риски, которые угрожают успешности проекта:

радикальные изменения;
нестабильная ситуация;
сосредоточение всех имеющихся ресурсов вокруг цели реинжиниринга, которая игнорирует второстепенные задачи;
отсутствие сплоченности в коллективе, среди которого находятся сотрудники, активно препятствующие производимым реформам.

Результаты реинжиниринга и их оценка

Нельзя точно спрогнозировать результат перестройки. Он зависит от правильности поставленных целей. Итогом метаморфозы могут стать:

Сокращения среди работников, которые никак не отразятся на производительности организации.
Уменьшение всех статей расходов, связанных с выпуском продукции, без ухудшения качества с сохранением прежнего объема сбыта.
Уменьшение уровней менеджмента.
Повышение статуса компании на рынке.
Повышение показателя рентабельности.

Чтобы правильно оценить эффективность результатов реинжиниринга, используются следующие группы показателей:

финансовые. Процент уменьшения рабочего штата, процент по экономии трудовых расходов;
нефинансовые. Увеличение охвата рынка, повышение уровня удовлетворенности сотрудников, эффективность запущенных процессов, экономия времени на выполнение комплекса задач.

Примеры применения реинжиниринга

Чтобы лучше понять, как происходят на практике такие преобразования, рассмотрим следующие примеры:

Фирма из США «Ford Motors» в начале 80-х годов 20 века переживала не лучшие свои времена. Основной проблемой был раздутый штат сотрудников, на который тратились огромные деньги предприятия.

Руководящий состав согласовал комплекс мер по преобразованию. Он включал в себя: изменение порядка работы с основными поставщиками, внедрение системы, которая освободило компанию от выставления счетов для оплаты. Такие меры позволили сократить численность отдела с 500 до 125 человек.

Компания «Kodak» также предпринимала попытки восстановить свое влияние на рынке. Главной проблемой, тормозившей развитие, был длительный цикл производства продукции.

После внедрения новой концепции был произведен запуск нескольких параллельных производственных линий, которые ускорили изготовление деталей будущей техники. Команда специалистов внедрила на предприятие компьютерное моделирование, которое позволило выбрать менее дорогую модель для сборки.

Итогом стало сокращение времени изготовления с 70 до 38 недель, а также снижение стоимости конечной продукции на 25%.

Реинжиниринг может стать действенным инструментом, который сможет вывести организацию из состояния кризиса, а также поможет улучшить текущее положение дел.

Но перед проведением реформ нужно взвесить все доводы «за» и «против», просчитать варианты и трезво оценить сложившуюся обстановку на рынке.

Особое внимание следует уделить главным факторам, без которых реинжиниринг потеряет весь смысл – быстрота, заинтересованность, четко поставленные цели и задачи.